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Le réseau social d’entreprise : vers un nouveau mode d’échanges collaboratifs dans les entreprises? (1ère partie)

Auteur : Frédéric Hourdeau   Catégorie : Aricles

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On connait les réseaux sociaux professionnels comme Viadeo et LinkedIn. Ces plates-formes permettent d’échanger entre « profils » professionnels  similaires tout en s’informant sur la thématique métier (ceci permet notamment de participer à des groupes de discussion).

Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises mettent en place leur propre réseau afin de de développer les échanges entre salariés et services.

Il est utile de faire le point sur ce dossier en essayant de mettre en évidence l’intérêt de la mise en place d’un tel outil dans l’entreprise. Dans un deuxième temps nous analyserons les évolutions envisageables de ces outils les difficultés de mise en œuvre et essaierons de mesurer les opportunités de développement de ces RSE.

De l’Intranet au RSE

Jusqu’à une date récente, les entreprises s’appuyaient essentiellement sur leur intranet pour développer la communication. Par exemple  un outil comme SharePoint  http://sharepoint.microsoft.com permet ainsi de développer rapidement des sites collaboratifs pour faciliter l’échange d’informations entre collaborateurs.

Le développement rapide du RSE ou réseau social d’entreprise semble aujourd’hui détrôner ces outils.

À l'image de Facebook ou de LinkedIn, le RSE permet aux salariés de développer leur réseau interne pour communiquer entre eux afin de partager leurs informations ou leur documentation.

Même si un RSE partage de nombreuses fonctionnalités avec un intranet, le RSE apparaît de plus en plus comme la version 2.0  de la plate-forme collaborative d’entreprise  en apportant une ergonomie plus en phase avec les outils qu’utilisent les collaborateurs au quotidien, les utilisateurs s’appuyant sur leur utilisation personnelle pour influer sur les outils du système d'information.

Web 2.0 : (l'Internet n’est plus considéré comme un média où les sites Web sont autant de pôles d'informations isolées, mais comme une plate-forme d’échange « communautaire »)

Que comporte le  RSE ?

En installant une solution de RSE, une entreprise bénéficie d'un ensemble de services et d'espaces de mise en relation facilitant le travail collaboratif. L'élément central est le flux d'activité qui doit agréger les informations provenant du réseau de l'utilisateur, mais aussi celles issues d'applications  « métier ».

Le RSE pour quoi faire ?

Tous les services d'un établissement peuvent être intéressés. Ces outils s'avèrent très utiles dans tous les cas où les salariés doivent collaborer au travers de nouvelles approches. Les usages sont donc multiples : communication bilatérale et spontanée, veille technologique, innovation, communication autour de projets. Ils sont particulièrement utiles lorsqu’il s’agit de mettre en relation des équipes dispersées sur plusieurs sites.

Selon l'application RSE retenue, les utilisateurs peuvent effectuer différentes actions : commenter, suivre ou « aimer » une information, la rediffuser à leur réseau, télécharger un document qu'elle contient.

Des salariés peuvent ainsi travailler ensemble sur des fichiers communs : agenda partagé, wikis (cad un site web dont le contenu des pages est modifiable par les visiteurs, le plus connu étant Wikipédia), blogs... Cette mise en relation introduit la notion de communauté.

Quels sont dans le cadre de l’entreprise les objectifs d'un RSE ?

Un RSE présente plusieurs intérêts :

•        Faciliter le développement de l'activité.

•        Développer les synergies de façon plus efficace entre les différentes entités, mais également entre les collègues de travail. Ce réseau permet de déceler, au sein de l’entreprise, les salariés qui possèdent certaines compétences, afin de les valoriser.

•        Encourager le personnel à adopter de nouvelles méthodes de travail adaptées aux  évolutions technologiques.

Mise en place d’un RSE

Un projet de mise en place de réseau social repose sur des passages obligés qu'il est nécessaire de suivre avec attention. Il y a lieu de veiller aux points suivants :

•        L'interface : une collaboration efficace exige du contenu de qualité, mais avant tout une présentation claire et pratique afin de faciliter et d’émuler  les échanges. Cela implique de mettre en place des fonctions de filtrage avancées, une prévisualisation des documents, des services de notification et un moteur de recommandation afin de faciliter la navigation entre groupes de travail.

•        L'animation : comme sur Facebook ou LinkedIn, le contenu doit être régulièrement actualisé et de nouvelles discussions doivent être lancées. Cette animation passe notamment par la création de communautés thématiques dont les projets et leurs apports au développement des activités du groupe seront mis en valeur.

Quelles sont les outils  disponibles ?

L'offre se décline en deux catégories : des outils qui sont intégrés au système d'information de l’entreprise,  ou des applications en mode SaaS (Software as a Service voir notre Article).

Les plates-formes les plus connues sont celles développées par Jive (le leader mondial), Social Text et BlueKiwi (racheté par Atos en avril 2012 : Thierry Breton, le PDG d’Atos avait décrété la fin de l’email dans son entreprise sous trois ans ; il pourra ainsi trouver une solution avec Blue Kiwi).

Les grands éditeurs ont aussi investi le secteur à l'instar d'IBM (IBM Connection), Microsoft (fonctions de RSE intégrées dans SharePoint 2010 et dans Office 2013) ou encore Salesforce avec son offre Chatter. Oracle et SAP travaillent au développement de leur propre plate-forme.

A noter que Microsoft a récemment investi plus d’un milliard de dollars dans le rachat de Yammer un réseau social professionnel comptant plus de 5 millions de membres.

Le RSE à la place de l’email ?

Il est peu probable que la messagerie puisse être remplacée par ces nouveaux outils. La preuve à contrario en est que les besoins de connectivité obligent les éditeurs de solutions RSE à proposer des connecteurs pour interagir avec Outlook et Office notamment.

Exemples Outils RSE

Parmi les outils on peut citer :

•        Elgg : pour mettre en place un réseau social. Il fournit notamment des outils de blog, de microblogging, de partage de fichiers, de mise en réseau des profils d'utilisateurs, de gestion de groupes d'utilisateurs, d'agrégation de données et de nombreuses autres fonctionnalités.

•        Drupal : permet aux individus comme aux communautés d'utilisateurs de publier facilement, de gérer et d'organiser un vaste éventail de contenus sur un site web.

•        Liferay : un portail de gestion de contenu.

•        MediaWiki et Semantic MediaWiki, permet de créer un intranet éditable pour les entreprises.

•        Google+: permet de partager de l'information aux cercles qui peuvent être internes ou externes à l'entreprise. Google Plus intègre aussi les communautés qui permettent de partager les mêmes centres d'intérêts.

•        Microsoft SharePoint 2013 : outil de Réseau social avec une interface de microblogging interface et usage similaire à Twitter et Facebook en interne dans l'entreprise. Disponible également en mobilité avec une application Mobile identique à celle de Yammer.

•        Yammer : dédié aux entreprises, son interface très proche de Facebook le rend très intuitif, son intégration à SharePoint en fait un outil pratique, simple et efficace pour travailler en réseau avec ses collègues.

S'agissant d'un outil collaboratif les applications RSE proposent d'associer une gestion documentaire et calendaire. Par exemple on peut trouver : des cartes, des documents, pièces jointes, un évènement, des notes, des liens…